Unohdin laskuttaa asiakasta – onko rahat ikuisesti menetetty?

Yrittäjä on usein jokapaikan höylä, jonka vastuualueella on lukematon lista tehtäviä. Ei siis ihme, jos joskus jotakin putoaa epähuomiossa to do – listalta pois.

Inhottavimpia unohduksia kuitenkin on huomata, että myydystä tuotteesta tai palvelusta on lasku jäänyt tyystin lähettämättä ja ostotapahtumasta on vierähtänyt jo pidempi tovi. Kuinka pitkän ajan jälkeen asiakasta voi yhä laskuttaa? Milloin saatava on lopullisesti menetetty?

Jos sinulle on käynyt kyseinen kömmähdys, niin et suinkaan ole ainoa. Moni pienyrittäjä painii samaisen ongelman parissa. Laskun lähettäminen myöhässä ei kuitenkaan tarkoita, että rahat ovat menetetty.

Milloin lasku tulee lähettää

Kuluttaja-asiamiehen linjauksen mukaan lähtökohta on, että velkoja ei saa viivytellä laskun lähettämisessä. Kuluttajan on pystyttävä helposti tunnistamaan saapunut lasku perusteineen. Kiveen hakattuja ja ehdottomia laskun lähetysaikoja ei ole, mutta ohjenuorana pidettäköön että mitä pikemmin tuotteen tai palvelun toimituksen jälkeen asiakas laskun saa, sen parempi.

💡Lue myös: Milloin on paras aika lähettää lasku?

💡Lue myös: Mitä maksuehto tarkoittaa?

Kuinka paljon myöhässä olevia laskuja voi asiakkaalle lähettää?

Tavanomaisen kuluttajasaatavan vanhentumisaika on yleensä kolme vuotta. Kuluttajasaatavia ovat yritysten kuluttajilta perimät velat, jotka perustuvat luoton myöntämiseen sekä tavaran tai palvelun hankintaan.

Summa summarum, kuluttajalla on velvollisuus maksaa esimerkiksi 2,5 vuotta vanha lasku, mutta jos saatavan peruste on syntynyt yli kolme vuotta sitten ei laskua enää voida lähettää, jollei vanhentumista ole laissa säädetyin tavoin katkaistu. Lopullinen vanhentumisaika (oli vanhentumista katkaistu taikka ei) on 10 vuotta saatavan perusteesta laskettaessa.

Huomion arvoista kuitenkin on, että mikäli saatavasta on tuomio tai muu ulosottoperuste, on velan vanhentumisaika viisi vuotta ulosottoperusteen päiväyksestä lukien. Rikosasian ollessa kyseessä on velan vanhentumisaika yleensä 10 vuotta.

Mitä tehdä, jos huomaa että lasku on jäänyt lähettämättä?

1. Lähetä lasku heti kun huomaat virheen. Vaikka laskun lähettäminen tapahtuisi pitkänkin ajan kuluttua sen perusteesta, laskuttaminen on silti paras tapa varmistaa, että saat maksun tuotteistasi tai palveluistasi. Tarkista, että laskulla on selvästi merkittynä maksutapa ja maksuehto, jotta laskun maksu ei enempää viivästy puutteellisten tietojen vuoksi. On kuitenkin huomattava, että jo vanhentunutta saatavaa ei ole syytä laskuttaa, sillä vanhentunutta saatavaa ei saa myöskään periä.
   
   
2. Selitä tilanne. Ennen laskun lähettämistä on suotavaa olla yhteydessä asiakkaaseen ja selittää tilanne, miksi lasku on myöhässä. Hyvä viestintä sekä yhteistyökyvykkyys auttaa säilyttämään hyvät suhteet asiakkaaseen hankalissakin tilanteissa.
   
   
3. Varaudu viivästykseen. Asiakkaalla on lakisääteinen oikeus maksaa lasku eräpäivänä, vaikka itse suorituksesta olisi kulunut pitkäkin aika.
   
   
4. Tarjoa maksusuunnitelmaa. Jos lasku on merkittävä ja tiedät, että asiakkaasi saattaa kohdata taloudellisia vaikeuksia sen maksamisessa, voit tarjota maksusuunnitelmaa. Tämä ei ainoastaan auta asiakasta, vaan suojaa myös yritystäsi mahdollisten maksuhäiriöiden varalta.
   
   

Voiko asiakas kieltäytyä maksamasta myöhässä lähetettyä laskua

Pääsääntöisesti asiakas ei voi kieltäytyä maksamasta laskua vain siksi, että se on lähetetty myöhässä. Jos palvelu tai tuote on toimitettu sovitusti, asiakkaalla on velvollisuus maksaa siitä, vaikka lasku olisi lähetetty viiveellä. Tilanne muuttuu ainoastaan silloin, jos laskun vanhentumisaika on jo umpeutunut. Yritysten välisissä sopimuksissa velka vanhenee yleensä viidessä vuodessa ja kuluttajakaupassa kolmessa vuodessa

On kuitenkin hyvä muistaa, että myöhässä lähetetty lasku voi aiheuttaa epäselvyyksiä ja luottamuspulaa asiakassuhteessa. Asiakas voi esimerkiksi kyseenalaistaa summan oikeellisuuden tai vedota siihen, ettei muista enää saamaansa palvelua. Siksi tilanteen avoin ja asiallinen selvittäminen on usein paras ratkaisu. Yrittäjän kannattaa perustella laskutus selkeästi ja tarvittaessa tarjota asiakkaalle maksusuunnitelma, jos laskun viivästyminen aiheuttaa hankaluuksia.

Ennaltaehkäise tilanne. Käytä automatisoituja laskutusjärjestelmiä tai ulkoista laskutus, jotta et varmasti unohda laskuttaa tulevaisuudessa! Me Uuvalla tarjoamme täysin automatisoituja laskutusjärjestelmiä kaiken kokoisille yrityksille. Missiomme on varmistaa, että laskut ja niiden maksetuksi tuleminen ovat yksi aihealue, josta yrittäjän ei tarvitse itse huolehtia lainkaan.