Maksamatta jääneet vuokrat ovat yksi vuokraustoiminnan suurimmista riskeistä - ja tämä riski toteutuu vuosittain tuhansien vuokranantajien kohdalla. Yksi viivästynyt maksu on vielä pieni harmi, usein kyse on vain unohduksesta. Mutta kun maksut alkavat kasaantua, seuraukset voivat olla vakavia. Kassavirta hidastuu samalla kun kulut juoksevat normaalisti ja pahimmillaan tilanne johtaa pitkään oikeusprosessiin, tai jopa häätöön. Häätöjen määrä onkin lisääntynyt Suomen suurimmissa kaupungeissa keskimäärin 80 prosentilla viimeisten kymmenen vuoden aikana. Moni vuokranantaja tietää tunteen, miten maksujen odottaminen heittää arkeen synkän varjon.
Kun useampi vuokra jää maksamatta, on vasta se usein myös hetki, kun vuokranantaja huomaa tarvitsevansa selkeät käytännöt siihen, miten toimia. Suurin osa häädöistä liittyy vuokravelkaan ja yhden häädön kustannukset voivat nousta jopa yli 10 000 euroon. Ennakoiva toiminta ja tehokas perintäprosessi ovat vuokranantajalle ratkaisevan tärkeitä riskienhallinnan osia. Pureudutaan siis näihin seuraavaksi tarkemmin!
Riskienhallinta alkaa jo ennen vuokrasopimuksen allekirjoitusta. Vuokralaisen luottotietojen tarkistaminen on Suomessa mahdollista ja suositeltavaa; tällä hetkellä maksuhäiriömerkintä on sadoilla tuhansilla suomalaisilla.
💡Lue myös: Näin tarkastat luottotiedot
Luottotiedottomuus ei kuitenkaan läheskään aina tarkoita maksukyvyttömyyttä, sillä luottotietojen menetykseen johtaneiden syiden skaala on todella laaja. Siksi on viisasta käydä vuokralaisehdokkaan kanssa läpi luottotietojen menettämiseen johtaneet syyt, tarkistaa vuokralaisen tulot ja pyytää tarvittaessa esimerkiksi takaaja tai normaalia suurempi vakuus.
Kuten edellä mainittiin, luottotietojen puuttumisen tai maksuhäiriömerkinnän ei tarvitse tarkoittaa automaattista hylkäystä, mutta harkintaa tulee käyttää tarkemmin. Ota huomioon aina vuokralaisen koko taloudellinen tilanne: tulot, työ- tai opiskeluvarmuus ja mahdollisten takaajien tai maksusuunnitelmien saatavuus. Voit myös pyytää vuokralaiselta todistuksen maksuvalmiudesta, esimerkiksi palkkakuitteja tai opintotukipäätöstä.
Jos vuokralaisella on maksuhäiriömerkintä, on tärkeää selvitellä sen taustat. Osa merkinnöistä on voinut syntyä esimerkiksi takaussitoumuksista eikä kerro välttämättä henkilön nykyisestä maksukyvystä. Kokonaisvaltainen, maksuvalvonnan ja perinnän sisältävä laskutuspalvelu – kuten Uuva Cloud- auttaa varmistamaan, että sovittuja maksueriä myös seurataan tarkasti ja automaattisesti. Tämä pienentää epätoivottujen yllätysten määrää huomattavasti ja vähentää vuokranantajan manuaalista työtä.
💡Lue myös: Näin luottotiedot menevät
Selkeä ja yksityiskohtainen vuokrasopimus on paras tapa ehkäistä tulevaisuuden epäselvyyksiä. Sopimuksessa tulee olla määritelty eräpäivä, viivästysseuraamukset sekä mahdolliset maksutavat. Moni yksityinen vuokranantaja suosii perinteistä tilisiirtoa, mutta säännöllinen maksaminen sujuu mutkattomammin, kun vuokra voidaan maksaa sähköisellä e-laskulla tai suoraveloituksella – näin vuokralaisen ei tarvitse muistaa eräpäivää, ja viivästyksen riski pienenee.
💡Lue myös: Mikä on sähköinen lasku?
Kommunikaatio on toinen ennakoiva keino. Avoin keskustelu vuokralaisen kanssa maksuvaikeuksista voi johtaa maksusuunnitelmaan, jolla ehkäistään rästien kasvaminen. Yksityinen vuokranantaja voi neuvotella järjestelyistä joustavammin kuin suuri vuokrausyhtiö, mutta tärkeintä on, että sovituista aikatauluista pidetään kiinni. Järjestelmällisessä laskutuspalvelussa maksusuunnitelmat ja muistutukset voidaan kirjata ja lähettää automaattisesti, jolloin vuokranantaja pysyy kartalla, vaikka asuntoja olisi useampia.
Vakuudet ja takaajat ovat edelleen tehokas riskienhallintakeino. Tavanomainen vakuus on 1–3 kuukauden vuokraa vastaava summa, joka palautetaan vuokrasuhteen päättyessä. Jos vuokralaisella ei ole luottotietoja tai maksukyky herättää huolta, voidaan pyytää suurempaa vakuutta tai kahden kuukauden vuokran ennakkomaksua. Vuokralaiselta kannattaa ehdottomasti myös vaatia voimassa oleva kotivakuutus.
Vakuutusyhtiöt tarjoavat vuokranantajille myös erityisiä vuokranantajan vakuutuksia, joissa voidaan turvata esim. vuokran keskeytyminen, vuokralaisten tahalliset vahingot ja oikeudenkäyntikulut. Nämä ovat valinnaisia lisäturvia, mutta eivät pääasiallisia riskinhallintakeinoja. Yritysmuotoisten vuokranantajien (kiinteistöosakeyhtiöt, vuokrataloyhtiöt) tulee puolestaan vakuuttaa rakennukset kiinteistövakuutuksella. Yritykset myös tyypillisesti rakentavat laajempia vakuutuspaketteja.
Yksityisten vuokranantajien perintä perustuu usein henkilökohtaiseen yhteydenpitoon; yrityksillä taas on käytössään automatisoidut laskutus- ja seurantajärjestelmät, jotka hoitavat tuhansien vuokrien laskutuksen ja muistutukset. Myös yksityinen vuokranantaja voi kuitenkin minimoida laskutusta ja maksuvalvontaa koskevan manuaalisen työn helposti ja edullisesti.
"Voiko perinnän hoitaa silti itse ja säästää siinä rahaa?", kysyy tässä vaiheessa moni. Periaatteessa kyllä, mutta säästöä siinä harvemmin tulee. Ajankulua ja stressikäyrän nousua sen sijaan kyllä on tarjolla. Voit lukea perinnän hoitamisesta itse alla olevasta artikkelistamme lisää!
💡Lue myös: Voiko perintää tehdä itse?
Pienempikin vuokrantaja voi näet turvata selustansa ulkoistamalla laskutuksen ja saatavien hallinnan, jolloin laskut ja tarvittaessa muistutukset lähtevät automaattisesti, automaation kattaessa koko perintäprosessin.
Uuva tarjoaa työkalut laskun elinkaaren hallintaan yrityksen koosta riippumatta: laskutuksen automatisointi, perintäprosessin hallinta ja tarvittaessa vuokralaskujen rahoittaminen tasoittavat kassavirtaa vähentäen vuokranantajan stressiä. Kun me hoidamme kaiken laskutus-tai perintäprosessiin liittyvän seurannan ja viestinnän, vapautuu aikaa kaikkeen mielekkäämpään. Uuva Cloud-laskutusjärjestelmän saat käyttöösi muutamalla napin painalluksella. Isommille yrityksille teemme tarvittaessa haastaviakin räätälöityjä ratkaisuja.
💡Lue myös: Näin perintä eteneeYksittäinen myöhästynyt vuokra ei vielä tarkoita kriisiä, mutta siihen on reagoitava nopeasti. Ensimmäinen muistutus kannattaa lähettää heti eräpäivän jälkeen. Jos kyseessä on inhimillinen unohdus, muistutus ratkaisee asian. Jos viivästys jatkuu, toisen muistutuksen yhteydessä kannattaa tarjota mahdollisuutta maksujärjestelyyn.
Pitkittyneissä maksuviiveissä on syytä siirtyä perintävaiheeseen. Suomessa ammattimaiset perintätoimistot, kuten Uuva, hoitavat vuokravelkojen perinnän lain ja hyvän perintätavan mukaan: ne lähettävät maksuvaatimuksen, neuvottelevat maksusuunnitelmasta ja tekevät tarvittaessa maksusopimuksen. Ammattimainen perintä säästää sekä aikaa että hermoja, koska vuokranantajan ei tarvitse seurata saataviaan itse. Uuvan palvelussa perintä siirtyy automaattisesti muistutusvaiheesta eteenpäin, ja vuokranantaja näkee tilanteen edistymisen reaaliajassa.
Mikäli vuokra jää maksamatta useista muistutuksista ja perintäyrityksistä huolimatta, vuokranantajalla on oikeus purkaa vuokrasopimus. Sopimuksen purku tulee tehdä kirjallisesti ja siinä on mainittava purkuperusteet. Tämän jälkeen vuokralaiselle annetaan kohtuullinen aika muuttaa pois; jos hän ei muuta, seuraava askel on häätöprosessi.
Vuokratoiminta on liiketoimintaa, jossa riskienhallinta on keskeistä. Yksityiset vuokranantajat kantavat riskin henkilökohtaisesti, kun taas suuret vuokrausyhtiöt hajauttavat riskinsä laajemmin. Kummassakin tapauksessa parhaat tulokset saadaan yhdistämällä tarkka vuokralaisen taustojen selvitys, selkeä vuokrasopimus, ajallaan lähtevät vuokralaskut ja varhainen reagointi viivästyksiin.
Kun vuokranmaksu viivästyy, on muistutettava nopeasti ja tarjottava realistista maksusuunnitelmaa. Ammattimainen laskutuspalvelu -kuten Uuva Cloud- jossa laskutus ja perintä kulkevat käsi kädessä, tuo vuokranantajalle mielenrauhaa.
Jos ongelmat eskaloituvat, on tunnettava sopimuksen purkamis- ja häätöprosessi ja toimittava lain edellyttämällä tavalla. Empaattinen, mutta jämäkkä ote mahdollistaa sen, että vuokraustoiminta pysyy kannattavana ja vuokrasuhteet kestävät myös haastavat tilanteet.