Pienyrittäjän opas verkkolaskutukseen

Jos sinulla on yritys, tai minkäänlaista yrittämiseksi luokiteltavaa toimintaa, on laskutus kaiken keskiössä. Verkkolaskutus saattaa pienyrittäjän korvaan kuulostaa isompien toimijoiden heiniltä, mutta murretaan tämä myytti heti kättelyssä. Pienyrittäjäkin hyötyy verkkolaskutuksesta suuresti- ja joissakin tapauksissa se on ainoa mahdollinen tapa saada laskut perille.

Verkkolaskutus on nykyaikaisin ja varmin tapa hoitaa laskutus, eikä se ole lainkaan vaikeaa – päinvastoin. Avataan siis verkkolaskutuksen hyödyt, perusperiaatteet ja termit alla!

Verkkolasku FAQ – usein kysytyt kysymykset

Mikä on verkkolasku?

Lähdetään liikkeelle perusteista; mikä verkkolasku oikein on? Verkkolasku on sähköinen lasku, joka on täysin digitaalisessa muodossa. Se lähetetään, käsitellään ja vastaanotetaan koneluettavasti. Yrittäjä lähettää verkkolaskun omasta laskutusohjelmastaan ja lasku välittyy reaaliaikaisesti asiakkaan tai kuluttajan omaan taloushallintojärjestelmään tai verkkopankkiin.

Verkkolaskuja on kahdenlaisia; Ostolaskuja ja myyntilaskuja. Ostolaskusta puhutaan kun yrityksesi vastaanottaa laskun. Olet siis ostanut jotakin ja palveluntarjoaja lähettää tästä laskun sinulle. Myyntilaskuja ovat ne laskut, joita lähetät itse.

Verkkolaskutus vähentää manuaalista työtä, maksutietoja ei tarvitse näpytellä käsin, eikä laskua tarvitse tulostaa tai skannata. Laskut pysyvät hyvässä tallessa, eikä arkistoinnista tarvitse erikseen huolehtia.

Mitä eri laskutyyppejä on olemassa?

Eri laskutyyppejä ovat paperilasku, verkkolasku ja sähköpostilasku. 

Paperilasku on se perinteinen, postiluukkuun kolahtava versio, joka on samalla myös hitain ja kallein vaihtoehto.

Sähköpostilasku lähetetään nimensä mukaisesti sähköpostitse ja lähetyksen voi tehdä joko itse tai laskutusohjelman kautta. Sähköpostilaskun huono puoli on, että ne hautautuvat helposti kaiken muun sähköpostin joukkoon.

Verkkolasku on nykyaikaisin ja toimitusvarmin tapa laskuttaa ja moni yritys ilmoittaakin ottavansa vastaan pelkkiä verkkolaskuja. Verkkolasku toimitetaan suoraan vastaanottajan verkkopankkiin tai taloushallinto-ohjelmistoon, mistä sen voi helposti maksaa.

Ovatko kaikki sähköisiä kanavia pitkin kulkevat laskut verkkolaskuja?

Eivät. Kun puhutaan sähköisestä laskutuksesta, on olemassa suuri riski, että puurot ja vellit menevät sekaisin! Käydäänpä siis termit ja niiden erot hieman tarkemmin läpi.

👉  Verkkolaskulaki määrittää, että sähköisellä laskulla tarkoitetaan nimenomaisesti verkkolaskua ( katso tarkempi määritelmä verkkolaskulle yllä).

👉  Sähköpostitse lähetettävät laskut ( yleensä pdf-tiedostomuodossa) eivät ole verkkolaskuja, sillä ne vaativat manuaalista työtä siirtyäkseen taloushallintojärjestelmästä toiseen. Sähköpostitse lähetettävän laskun maksaminenkaan ei suju automaattisesti.

👉 E-lasku puolestaan on kuluttajille lähetettävä verkkolasku, joka saapuu suoraan vastaanottajan verkkopankkiin.

Ovatko e-lasku ja verkkolasku sama asia?

Molemmat ovat täysin digitaalisessa muodossa olevia, sähköisiä laskuja, mutta niistä käytetään eri termejä. Ero on kohderyhmässä; e-lasku tarkoittaa kuluttajalle lähetettävää sähköistä laskua, kun taas yritysten välistä sähköistä laskua kutsutaan verkkolaskuksi. Jos kuluttaja haluaa vastaanottaa laskunsa sähköisessä muodossa, tulee hänen tehdä e-laskusopimus verkkopankissaan, jotta laskuttajalle lähtee tieto halukkuudesta saada laskut nimenomaan e-laskuina.

Mikä on laskuttajailmoitus?

Jotta kuluttaja voi tehdä e-laskusopimuksen verkkopankissaan, tulee laskuttavan yrityksen lähettää ensin laskuttajailmoitus. Laskuttajailmoituksella yritys kertoo, että se tarjoaa e-laskua vaihtoehtona. Näin maksaja näkee tiedon suoraan omassa verkkopankissaan ja voi tilata laskut itselleen sähköisenä, eli e-laskuna.

Laskuttajan tulee sopia e-laskutuksesta oman pankkinsa kanssa, jolloin laskuttaja saa pankilta verkkolaskuosoitteen. Jotta kuluttaja-asiakkaat tietäisivät, että e-lasku on mahdollinen, tulee laskuttajan lähettää oman pankkinsa avulla kaikkiin niihin pankkeihin, jotka tarjoavat e-laskupalvelua omille kuluttaja-asiakkailleen.

Miten voin lähettää asiakkaalle verkkolaskun?

Jotta voit lähettää verkkolaskuja, tulee sinulla olla verkkolaskutusta tukeva ohjelmisto ( kuten Uuva Cloud) ja laskun saajan verkkolaskutusosoite. Kaikki muu hoituu automaattisesti.

Verkkolaskutusta tukevat ohjelmistot ovat pilvipalveluita, jotka toimivat nettiyhteydellä ilman erillistä asennusta ja latausta tietylle koneelle. Ohjelmistolla voit lähettää laskuja eri muodossa, niin verkkolaskuina, sähköpostilaskuina kuin myös paperilaskuina tulostuspalvelun kautta.

Kun olet syöttänyt laskutiedot laskutusohjelmaan, valitset vain lähetystavaksi verkkolaskun. Tässä vaiheessa tarvitset asiakkaasi verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen. Useat ohjelmistot tunnistavat operaattorin automaattisesti pelkän verkkolaskuosoitteen perusteella, joten pelkkä osoitekin voi riittää laskun lähettämiseen. Laskutusohjelma myös herjaa, mikäli verkkolaskuosoitteessa on virhe, joten ongelmat laskun perillemenossa ovat erittäin epätodennäköisiä, eivätkä laskut myöskään häviä matkan varrelle.

Mikä on verkkolaskuoperaattori?

Verkkolaskuoperaattori tarvitaan, jotta laskutusohjelmaan syöttämäsi verkkolasku kulkeutuu sen vastaanottajalle. Verkkolaskuoperaattori on vähän kuin sähköinen postitoimisto, joka ottaa laskut vastaan ja välittää ne eteenpäin.

Voiko pienyrittäjä käyttää verkkolaskua?

Kyllä voi ja valmius verkkolaskutukseen kannattaakin ehdottomasti olla! Jos tehdään kauppaa b2b-puolella, laki velvoittaa, että kaikkien suomalaisyritysten tulee pystyä käytännössä lähettää yritysasiakkaalleen lasku verkkolaskun muodossa.

Verkkolaskun velvoite ei koske yrityksiä, jotka myyvät palveluitaan ainoastaan yksityisille kuluttajille ( kuluttajakauppa) tai yrityksiä, joissa liikevaihto jää alle 10 000 euroon.

Mitä hyötyä verkkolaskusta on muihin laskutapoihin verrattuna?

Verkkolaskutuksen hyödyt kiteytyvät nopeuteen, turvallisuuteen ja edullisuuteen.

• Verkkolasku on turvallisin laskutapa. Käyttämällä verkkolaskutusta virheiden sekä unohdusten määrä minimoituu. Laskut löytyvät aina samasta paikasta, josta ne voi hyväksyä helposti. Myöskään erilaisia laskuhuijauksia ei tarvitse pelätä.
• Verkkolasku siirtyy vastaanottajalle reaaliajassa, eikä laskutietoja tarvitse näpytellä käsin. Verkkolasku on myös nopea maksaa, jolloin saat rahasi ajallaan suuremmalla varmuudella.
• Verkkolaskutus on edullista. Verrattuna kirjekuorien, paperin ja tulostinmusteen ostamiseen – manuaalisen työn hintalapusta puhumattakaan – säästät verkkolaskutukseen siirtymällä pitkän pennin.
• Verkkolaskutus on ekologista ja säästää tilaa. Ei metritolkulla printattuja paperipinoja viemässä tilaa toimistolla! Finanssialan Keskusliiton selvityksen mukaan verkkolasku on myös ilmastolle jopa neljä kertaa ystävällisempi vaihtoehto kuin paperinen lasku.
• Arkistoinnin helppous. Kun lähetät ja vastaanotat laskut samalla ohjelmalla, ovat kaikki tallessa yhdessä ja samassa paikassa. Laskut myös säilyvät kirjanpitolain vaatiman ajan turvassa.

Voiko verkkolaskutus mennä pieleen?

Pidä lähtökohtana aina sitä, että tarkistat huolellisesti asiakkaalta saamasi laskutustiedot. Tyypillinen virhe on, että laskuttajalla menee sekaisin verkkolaskuosoite ja välittäjän tunnus. Monet verkkolaskupalvelut estävät laskun lähetyksen, jos laskulta puuttuu yleisesti vaadittava tieto, tai jos maksuaikaa ei ole varattu riittävästi.

Jos verkkolasku lähtee eteenpäin virheellisin tiedoin, ei lähetystä voi enää perua. Tällöin on hyvitettävä lasku ja lähetettävä asiakkaalle hyvityslasku. Tämän jälkeen tehdään uusi lasku oikeilla tiedoilla.

Mikä on välittäjän tunnus?

Verkkolaskun välittäjänä voi toimia pankki tai joku muu operaattori, joilla on omat tunnuksensa. Välittäjätunnusta voi verrata postinumeroon, joka kertoo minkä välittäjän kautta lasku lähetetään oikeaan osoitteeseen.

Listan verkkolaskuvälittäjien tunnuksista löydät Tieken sivulta.

Mitä verkkolaskuosoite tarkoittaa?

Verkkolaskuosoite on sähköinen osoite, johon yritys vastaanottaa verkkolaskut. Osoite muodostuu varsinaisesta verkkolaskuosoitteesta ja välittäjätunnuksesta. Se ei ole sama asia, kuin esimerkiksi tilinumero.

Miten saan itselleni verkkolaskut käyttöön?

Verkkolaskujen vastaanottaminen onnistuu, kun käytössäsi on kyseisen ominaisuuden sisältävä laskutus-, kirjanpito– tai taloushallinto-ohjelma. Kun olet yhteydessä suoraan palveluntarjoajaan, ei itse tarvitse tietää tai tehdä kovinkaan paljoa.

Mistä tietää vastaanottajan oikean verkkolaskuosoitteen?

Verkkolaskuosoitteen haku onnistuu Tieken ylläpitämästä kansallisesta verkkolaskuosoitteistosta, johon on merkitty lähes kaikkien suomalaisten yritysten verkkolaskuosoitteet. Paras tapa on kuitenkin tarkistaa oikea osoite suoraan laskun vastaanottajalta ( tiedot löytyvät usein myös yrityksen verkkosivuilta), sillä osoitteen on oltava virheetön, jotta verkkolasku saapuu varmasti perille.

Verkkolaskuosoitteen muodot

Verkkolaskuosoite on yleisimmin joko:

• OVT-muotoisena
• IBAN-muodossa
• tai TE+OVT-muotoisena

OVT-tunnus muodostuu verohallinnon tunnuksesta 0037 sekä yrityksen y-tunnuksesta ilman väliviivaa. Esimerkiksi Uuvan OVT-tunnus on 003708593840. OVT-tunnus on aina 12 merkkiä pitkä. OVT-tunnuksen rakenne on virallisesti määritelty mutta mikään taho ei varsinaisesti myönnä tunnuksia, vaan kukin organisaatio muodostaa omat tunnuksensa. Voit hakea vastaanottajien OVT-tunnuksia julkisesta verkkolaskuosoitteistosta.

IBAN-muotoinen verkkolaskuosoite on myös yleinen verkkolaskuosoitetyyppi. Tätä käytetään usein, kun laskun vastaanottajan verkkolaskuoperaattori on pankki.

TE+OVT muotoinen verkkolaskuosoite. Jos operaattorina toimii Tieto, on OVT-tunnuksen eteen lisätty kirjaimet TE. Esimerkiksi näin: TE012345678901.