Kun lomarahat maksetaan, kassavirta joutuu testiin – 5 asiaa, jotka yrityksen kannattaa tarkistaa keväällä

Kun kauan odotetut kevään merkit - leskenlehdet,hiirenkorvat ja koirankakkakeskustelut -vihdoin ilmestyvät, voi lomarahojen maksu tuntua vielä kaukaiselta. Kassanhallinnan näkökulmasta huhtikuu on kuitenkin juuri oikea hetki toimia.

Syy on yksinkertainen: jos yrityksessä huomataan vasta juuri ennen isompia maksupäiviä, että kassaan on tulossa aukko, vaihtoehtoja on selvästi vähemmän. Huhtikuu on siis mitä parahin hetki tarkistaa, miten hyvin kassavirta oikeasti kestää tulevat kuukaudet. Jos avoimia laskuja on liikaa, maksujen seuranta on hidas tai riskiasiakkaat jäävät tunnistamatta, ongelma ei ole syntynyt yhdessä päivässä. Se rakentuu vähitellen ja näkyy kassassa juuri silloin, kun rahaa lähtee ulos enemmän. 

Tee siis nämä viisi tarkastusta nyt, niin vältät kassahaasteet kesällä!

1. Laske, paljonko rahaa lähtee ulos seuraavan 2–3 kuukauden aikana

Huhtikuu on oikea aika siksi, että nyt ehdit vielä ennakoida. Jos kokonaiskuva katsotaan vasta kesäkuussa, moni asia on jo käytännössä lukittu.

Laske yhteen ainakin:

• lomarahat ja lomapalkat
• palkat
• alv ja muut verot
• vuokrat
• ostolaskut
• muut kiinteät kulut

Tällä on suora vaikutus päätöksentekoon. Jos tiedät jo nyt, että ulosmenevä rahavirta kasvaa selvästi touko–kesäkuussa, ehdit reagoida hallitusti. Jos et tiedä, riskinä on, että kassavaje yllättää ja yritys joutuu paikkaamaan tilannetta kiireessä.

2. Tarkista, paljonko rahaa on vielä laskuissa kiinni

Tee tämä ajoissa siksi, että avoimia saatavia ehditään vielä kotiuttaa ennen kuin kassapaine kasvaa.

Käy läpi:

• erääntyneet laskut
• seuraavien viikkojen aikana erääntyvät laskut
• suurimmat avoimet saatavat
• asiakkaat, jotka maksavat usein myöhässä

Jos et tarkista avoimia saatavia hyvissä ajoin, seurauksena voi olla hyvin tuttu tilanne: myyntiä on kyllä tehty,jo mutta rahat eivät ehdi kassaan silloin, kun niitä tarvitaan. Yritys näyttää paperilla kannattavalta, mutta käytännössä käyttöpääoma kiristyy. Nyt on vielä aikaa vaikuttaa siihen, mitä rahaa ehtii kotiutua ennen kesän isompia kassasta ulospäin lähteviä eriä.

💡Lue myös: Laskurahoitus tukee tervettä kassavirtaa

3. Varmista nyt, että maksuvalvonta toimii ilman viivettä

 Jos maksuvalvonta ei toimi järjestelmällisesti, jää rahaa saamatta. 

Tarkista:

• lähtevätkö muistutukset ajallaan
• huomataanko erääntyneet laskut heti
• onko vastuu selkeä
• toimiko prosessi ilman käsityötä ja muistamista

Jos saatavia ei seurata ajoissa, seurauksena on usein ketjureaktio: kassaan tulee vähemmän rahaa kuin oletettiin, puskuria joudutaan käyttämään enemmän kuin oli tarkoitus ja yritys menettää liikkumavaraa juuri silloin, kun sitä eniten tarvitaan.

💡Lue myös: Ulkoista maksuvalvonta ja perintä helposti

4. Tunnista riskiasiakkaat ajoissa

Nyt on oikea hetki nostaa esiin asiakkaat, jotka voivat aiheuttaa viivettä tai epävarmuutta maksuihin. Kun riskit tunnistetaan ajoissa, niihin voi vielä vaikuttaa.

Tarkista erityisesti:

• asiakkaat, joilla on aiempia maksuviiveitä
• isot yksittäiset laskut
• asiakkaat, joiden osuus avoimista saatavista on suuri
• tilanteet, joissa maksukyky mietityttää

 Yksi iso myöhästyvä maksu voi siirtää kassaan tulevaa rahaa viikoilla. Jos samaan aikaan ulosmenevät maksut kasvavat, yritys joutuu paikkaamaan erotuksen muualta. Riskiasiakkaiden tunnistaminen on tapa suojata omaa kassaa etukäteen. 

💡Lue myös: Suojaudu luottotappioilta - tarkista asiakkaasi luottotiedot ennen laskulla myyntiä

5. Päätä jo nyt, mitä teette, jos kassaan syntyy aukko

Jos toimintamalli mietitään vasta siinä vaiheessa, kun kassavaje on jo käsillä, päätöksiä tehdään kiireessä ja huonommilla vaihtoehdoilla.

Sopikaa etukäteen:

• miten laskutusta voidaan nopeuttaa
• miten saatavien seurantaa tiukennetaan
• milloin muistutusprosessia tehostetaan
• milloin perintä käynnistetään
• milloin laskurahoitusta harkitaan

Kassavaje voi johtaa siihen, että yritys joutuu lykkäämään omia maksujaan, käyttämään kassapuskurin muuhun kuin kasvuun tai tekemään lyhytnäköisiä ratkaisuja vain siksi, että aikaa valmistautua ei ollut.

Kun toimintamalli on päätetty ennakkoon, tilanteeseen voidaan reagoida rauhallisesti. Se on iso ero verrattuna siihen, että ongelma huomataan vasta, kun vaihtoehdot ovat jo vähissä.

Uuva tukee yritystä kasvussa ja kassan hallinnassa

Uuva auttaa yrityksiä hallitsemaan koko laskun elinkaarta laskutuksesta maksuvalvontaan, perintään ja tarvittaessa laskurahoitukseen asti. Ulkoistamalla laskutuksen eri vaiheet meille voit keskittyä omaan ydinosaamiseesi ja unohtaa huolehtimisen siitä, saatko sinulle kuuluvat rahat tilillesi. 

Paras aika laittaa laskutusprosessi kuntoon oli eilen. Toisiksi paras aika on tänään. Pyydä meiltä maksuton laskutusprosessin auditointi, niin käydään läpi missä kassavirran pullonkaulat sijaitsevat ja miten tuet kasvua laskutuksen avulla!