Mitä maksuvalvonta tarkoittaa?

Maksuvalvonta tarkoittaa laskujen erääntymisen ja maksutilanteen jatkuvaa seurantaa: kun eräpäivä lähestyy tai menee ohi ilman maksusuoritusta, maksuvalvonta huomaa sen ja käynnistää automaattisesti tarvittavat toimet; muistutukset ja tarvittaessa perinnän. Käytännössä maksuvalvonta on se prosessi, joka pitää huolen siitä, ettei yksikään maksamaton lasku jää yrityksessä huomaamatta.

Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä maksuvalvonta tarkalleen tarkoittaa ja miten sen voi automatisoida.

💡Lue myös: Miten perintä etenee?

Maksuvalvonta lyhyesti

Maksuvalvonnalla tarkoitetaan laskutusprosessin sitä osaa, joka alkaa heti kun lasku on lähetetty ja jatkuu siihen asti, kunnes se on maksettu. Se sisältää tyypillisesti:

• avoimien laskujen ja niiden eräpäivien seurannan
• erääntymässä tai erääntyneiden laskujen tunnistamisen
• päätöksen siitä, milloin ja miten asiakkaalle muistutetaan
• siirtymän maksumuistutuksesta perintään, jos lasku jää siltikin maksamatta
• perinnän etenemisen seurannan

Kyse ei siis ole yksittäisestä toimenpiteestä, vaan laskun koko elinkaaren hallinnasta, joka alkaa laskun lähettämisestä ja päättyy joko maksuun tai perintään.

Miksi maksuvalvonta kannattaa ottaa vakavasti

Moni pk-yritys hoitaa maksuvalvontaa yhä käsin: joku käy silloin tällöin läpi avoimet laskut Excelissä tai kirjanpito-ohjelmassa ja muistuttaa asiakkaita maksamattomista laskuista itse. Se saattaa toimia, kunnes laskuja on paljon, kalenteri täyttyy muusta työstä tai yksikin erääntynyt lasku unohtuu liian pitkäksi aikaa.

Maksuviiveet ovat viime vuosina puhuttaneet yhä useampaa suomalaista pk-yritystä, ja kassavirran ennakoitavuudesta on tullut monelle yrittäjälle liiketoiminnan kestävyyden kannalta keskeinen kysymys.

💡Lue myös: Maksuviiveet ovat nousussa – miten yrityksen kannattaa suojata kassavirtaansa?).

Kun yksi tai useampi asiakas maksaa myöhässä, se ei näy vain yksittäisenä avoimena rivinä kirjanpidossa, vaan se voi vaikuttaa siihen, pystyykö yritys itse maksamaan omat laskunsa, palkat tai verot ajallaan.

Systemaattinen maksuvalvonta auttaa kolmella tavalla:

1. Se tuo ennakoitavuutta. Kun tiedät reaaliajassa, mitkä laskut ovat auki ja mitkä erääntymässä, kassavirran ennustaminen on helpompaa.
2. Se lyhentää maksuviiveitä. Nopea, johdonmukainen muistuttaminen saa asiakkaat maksamaan keskimäärin nopeammin kuin satunnainen tai myöhässä lähtevä muistutus.
3. Se säästää aikaa. Kun prosessi on selkeä — tai automatisoitu — laskujen perään ei tarvitse jäädä muistelemaan erikseen.

Maksuvalvonta, maksumuistutus ja perintä - mitä eroa niillä on?

Nämä kolme termiä sekoittuvat helposti keskenään, joten selvyyden vuoksi:

• Maksuvalvonta on kattotermi koko prosessille: laskujen ja niiden maksutilanteen seuraaminen alusta loppuun.
• Maksumuistutus on yksittäinen toimenpide maksuvalvonnan sisällä. Maksumuistutus on viesti, joka lähtee asiakkaalle, kun eräpäivä on ohittunut. Siitä, milloin muistutuksen voi lähettää ja mitä eroja kuluttaja- ja yritysasiakkaiden välillä on, kerromme tarkemmin artikkelissa Milloin maksumuistutus lähetetään?
• Perintä on maksuvalvonnan viimeinen vaihe: jos lasku jää maksamatta muistutuksista huolimatta, saatava siirtyy perintään. Tästä prosessista kerromme lisää artikkelissa Mitä tehdä, jos asiakas ei maksa laskua?

Yksinkertaistettuna: maksuvalvonta on koko matka, maksumuistutus on yksi askel matkalla, ja perintä on se, mitä tapahtuu, jos matka ei pääty maksuun.

Miten maksuvalvonta käytännössä etenee

Tyypillinen maksuvalvonnan kulku näyttää tältä:

1. Lasku lähetetään ja sille kirjataan eräpäivä.
2. Eräpäivää ennen ja sen jälkeen järjestelmä (tai vastuuhenkilö) seuraa, onko maksu saapunut.
3. Jos maksu ei ole saapunut eräpäivään mennessä, lasku merkitään erääntyneeksi ja sille lähtee maksumuistutus.
4. Jos muistutuskaan ei tehoa, lasku voidaan siirtää perintään, joko yrityksen itsensä hoitamana tai ulkoistettuna kumppanille. 💡Lue myös: Voiko perintää tehdä itse?
5. Jos sinulla on käytössä maksuvalvonnan sisältävä laskutusohjelma: Avoimien saatavien tilannetta voi seurata reaaliajassa, jotta tiedetään, missä vaiheessa mikäkin lasku on.

Itse hoidettuna maksuvalvonta toimii pienellä laskumäärällä, mutta muuttuu nopeasti kuormittavaksi, kun laskuja on paljon tai asiakaskunta on laaja. Automatisoituna sama prosessi käynnistyy itsestään, eikä yksikään erääntynyt lasku jää huomaamatta vain siksi, että viikko on ollut kiireinen.

Yleisimmät ongelmat itse hoidetussa maksuvalvonnassa ovat:

• muistutukset lähtevät epäsäännöllisesti tai myöhässä
• yksittäinen erääntynyt lasku unohtuu kokonaan
• perintään siirtyminen viivästyy, jolloin saatavan periminen vaikeutuu
• aikaa kuluu ydinliiketoiminnan sijaan laskujen perään soitteluun

Automatisoitu maksuvalvonta ratkaisee nämä ongelmat rakenteellisesti: prosessi käynnistyy aina samalla tavalla, laissa määrättyjä päivämääriä noudattaen.

Näin Uuva Cloud automatisoi maksuvalvonnan

Uuva Cloudissa maksuvalvonta on sisäänrakennettuna. Kun asiakas ei maksa laskua ajallaan, käynnistyy automatisoitu prosessi, joka etenee maksumuistutuksesta tarvittaessa perintään ilman, että käyttäjän tarvitsee siirtää laskua eteenpäin manuaalisesti. Perintää ei ole pakko käyttää, sen voi tarvittaessa myös estää. Näet koko ajan, mitä avoimille saatavillesi kuuluu. 

Jos maksuajat ovat pitkiä tai maksuviiveet toistuvat asiakaskunnassa usein kassavirrassa näkyen, kannattaa maksuvalvonnan rinnalla tutustua myös siihen, mitä laskurahoitus tarkoittaa  - se voi tasata kassavirtaa niiltä väliltä, kun laskut ovat vielä matkalla asiakkaalta yritykselle.

Kokeile nyt Uuva Cloudia kahden vuoden ajan 0 € kuukausimaksulla! Voit perua tilauksen koska tahansa.