Perintä on vähän kuin palovaroitin: se kertoo, että jossain on savua, mutta se ei itsessään sammuta paloa - eli tuo rahoja sataprosenttisella varmuudella täysisummaisena tilillesi. Kun perintätulos on heikko, syy löytyy lähes aina kahdesta asiasta:
-
Saatavien laatu on jo alun perin haastava (riitainen, vanha, pienisummainen, väärä asiakasriskitaso), tai
-
Prosessi on hidas, epäselvä tai väärin rytmitetty (liian myöhään, liian “robottimaisesti”, tai lain/ohjeistuksen vastaisesti).
Käydään siis seuraavaksi läpi tyypillisimmät syyt, miksi perintä ei tuota tulosta ja lisäksi se, miten varmistaa, ettet jää nuolemaan näppejäsi. Perinnän kokonaisuus kannattaa pilkkoakolmeen vaiheeseen: (A) ennen perintää, (B) vapaaehtoinen perintä, (C) oikeudellinen perintä ja varmistaa jokaiselle vaiheelle hyvä toimintamalli.
💡Lue lisää: Näin perintä etenee
Tyypillisimmät syyt, miksi perinnän tulos jää heikoksi
1. Myöhäinen reagointi
Laskut eivät parane kuin viini vanhetessaan, vaan mitä pidempään laskun päästää vanhenemaan, sitä todennäköisemmin asiakas priorisoi muita maksuja, ajautuu kassakriisiin, kiistää laskun tai velka etenee muiden velkojen jonossa perintään ja lopulta ulosottoon. Tyypillisessä tapauksessa perintä etenee usein noin kahden viikon jaksoissa, ja jokainen viivästynyt askel kasvattaa sekä kustannuksia että riskiä siitä, ettei saatavaa enää saada kotiutettua
2. Perintäprosessi ei täytä perinnän pelisääntöjä
Kun perintäprosessi ei noudata perintälakia, hyvää perintätapaa ja tapauskohtaisia kulusääntöjä, perintä alkaa usein tuottaa juuri päinvastaista kuin piti: se hidastaa maksua, heikentää kertyvyyttä ja kasvattaa riskejä.
Kuluttajapuolella tyypillinen kompastuskivi on väärä rytmi tai väärä järjestys (esim. maksuvaatimus lähtee ennen kuin velallista on muistutettu ja muistutuksesta on kulunut vaadittu vähimmäisaika) tai sävy, joka rikkoo hyvää perintätapaa --> seurauksena asiakas reklamoi, keskeyttää vapaaehtoisen perinnän ja osa kuluista voi jäädä kokonaan perimättä.
Yritysperinnässä “pelisäännöt” ovat usein vähemmän tarkkoja mutta yhtä lailla todellisia: perintäkulujen pitää olla lain ja käytännön mukaan perusteltavissa, ja tietyissä tilanteissa myös yritysperinnässä on kuluille rajoja.
💡Lue myös: Tutustu kuluttaja-ja yritysperinnän eroihin
Yhteenvetona: jos prosessi ei ole sääntöjen mukainen, perintä ei ole vain tehotonta , vaan se muuttuu helposti riitautuvaksi, mainehaittaa aiheuttavaksi ja osin laskuttamattomaksi työksi, jossa velallinen saa lisää syitä olla maksamatta.
💡Lue myös: Mitä tarkoittaa hyvä perintätapa?
3. Liikaa kirjeautomaatioita, liian vähän oikeaa kontaktia
Kun perintä hoidetaan pääosin “kirjeputkella”, riski heikkoon tulokseen kasvaa, koska automaatio on hyvä muistuttamaan mutta huono selvittämään. Maksamattomuuden syy on usein jotain muuta kuin “en viitsi”: lasku on jäänyt huomaamatta, maksutiedot ovat epäselvät, asiakas odottaa hyvitystä, tai taustalla on tilapäinen maksuvaikeus.
Jos prosessi vain lähettää seuraavan viestin ilman, että kukaan varmistaa tilanteen, seurauksena on helposti tarpeettomia toimenpiteitä (ja kuluja), väärin kohdistuvia muistutuksia tai turhaan pitkittyvä riita – kaikki asioita, joita hyvän perintätavan ajatus pyrkii ehkäisemään.
Siksi oikea ihmiskontakti (esim. lyhyt puhelu tai asiallinen sähköpostikeskustelu) on usein käännekohta: siinä voidaan nopeasti varmistaa, onko saatava kiistetty, sopia maksusuunnitelmasta tai ohjata asiakas toimimaan niin, että asia ratkeaa vapaaehtoisesti ennen kuin se ehtii eskaloitua. Perintätoimistotkin voivat maksuvaatimuksen lisäksi pyrkiä tavoittamaan velallisen puhelimitse juuri tästä syystä.
4. Saatava on riitainen
Kun saatava on riitainen, ongelma ei ole enää “miksi asiakas ei maksa” vaan “onko asiakas velvollinen maksamaan ja kuinka paljon". Riitaisuus voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että velallinen kiistää koko maksuvelvollisuuden (”en ole tehnyt tilausta”), kiistää sopimuksen, tai pitää summaa/toimitusta virheellisenä.
Kuluttajasaatavissa tällä on iso käytännön seuraus: jos velallinen kiistää maksuvelvollisuutensa perustellusti, vapaaehtoista perintää ei saa jatkaa normaalina perintäputkena, vaan tilanne pitää selvittää (ja tarvittaessa pyytää velallista täsmentämään kiistämisen perusteet).
Jos tätä ei tehdä ja prosessi “automaattisesti” jatkaa seuraavilla kirjeillä, lopputulos on heikko kahdesta syystä: 1) velallinen kokee menettelyn epäasialliseksi ja asia riitautuu entistä vahvemmin, ja 2) tällaisista virheellisistä perintätoimista syntyneet kulut voivat olla perusteettomia eikä niitä saa periä velalliselta.
💡Lue myös:Mitä tehdä, jos saatava on riitainen?
5. Oikeudelliseen perintään siirrytään väärään aikaan
Oikeudellisen perinnän onnistuminen on pitkälti ajoituspeliä: jos siirryt oikeudellisiin toimiin liian aikaisin, asia voi olla vielä epäselvä tai riitainen, jolloin prosessi pitkittyy, kustannukset kasvavat ja “riidaton velkomus” muuttuu helposti riitaiseksi kokonaisuudeksi.
Jos taas siirryt liian myöhään, vapaaehtoiset toimet eivät enää tehoa, velallisen maksukyky voi olla heikentynyt ja perintä muuttuu käytännössä jonottamiseksi muiden velkojien perässä – ja pahimmillaan tulee vastaan myös vanhentumisriski, koska yleinen vanhentumisaika on pääsääntöisesti kolme vuotta, ellei vanhentumista katkaista.
Myös KKV:n linjauksissa korostuu perinnän oikea-aikaisuus: perintää ei pitäisi viivyttää tarpeettomasti, koska viive voi pakottaa velallisen tekemään selvityksiä (velan peruste, määrä, maksu, vanhentuminen), jotka olisivat tuoreessa tilanteessa olleet turhia.
Käytännössä “oikea hetki” on silloin, kun saatava on selkeä ja dokumentoitu, vapaaehtoiset keinot on käytetty järkevästi loppuun, ja oikeusprosessi parantaa realistisesti kotiuttamisen todennäköisyyttä.
6. Asiakkaan luottoriski on liian korkea
Jos perintä “ei toimi”, taustalla voi olla hyvin yksinkertainen syy: asiakkaalla ei ole maksukykyä tai -halua siinä määrin, että saatava olisi realistisesti kotiutettavissa. Kun velallisella on jo maksuhäiriömerkintöjä, se on signaali siitä, että laskuja on jäänyt maksamatta aiemminkin ja riski uusille laiminlyönneille on koholla. Vaikka saatava vietäisiin ulosottoon, tulos riippuu lopulta velallisen tuloista ja ulosmittauskelpoisesta omaisuudesta – ja jos tulot jäävät suojaosuuden alle, ulosmittausta ei välttämättä tehdä lainkaan.
Siksi heikko perintätulos ei aina kerro “huonosta perinnästä”, vaan liian riskisestä asiakaskannasta tai liian väljästä luottopolitiikasta. Käytännön lääke on ennaltaehkäisy: luottotietoja voidaan tarkistaa, kun ollaan tekemässä luotollista sopimusta, ja etenkin uusissa tai isommissa kaupoissa taustojen tarkistus ja luottorajat vähentävät tilanteita, joissa perintä yrittää paikata sitä, mikä olisi pitänyt ratkaista jo myyntihetkellä.
💡Lue myös: Näin tarkistat asiakkaidesi luottotiedot
7. Perintäkulujen enimmäismäärät rajaavat perinnän kannattavuutta
Velkoja voi jäädä perinnässä tappiolle, koska perintä aiheuttaa aina kuluja, mutta kaikkea ei aina saa (tai käytännössä pysty) siirtämään velallisen maksettavaksi. Kuluttajasaatavissa laki asettaa perintäkuluille euromääräiset enimmäismäärät (ja niiden ylittäminen on poikkeuksellista), joten jos saatava on pieni tai tapaus vaatii paljon selvittelyä, velkojan oma työ, järjestelmät, asiakaspalvelu ja mahdollisen perintäkumppanin palkkiot voivat helposti ylittää sen, mitä velalliselta voi ylipäätään periä.
💡Lue myös: Näin varmistat, ettei saatavasi katoa perintäkuluihin
Yrityssaatavissa taas yleinen kompastuskivi on oletus, että “B2B:ssä perintäkulut voi aina laskuttaa velalliselta”. Todellisuudessa kulujen periminen on säädeltyä.
Jos asia vielä etenee oikeuteen, kustannusriski kasvaa: oikeudenkäynnissä syntyy oikeudenkäyntimaksuja ja usein myös avustajakuluja riippumatta siitä, saadaanko saatavaa lopulta ulos velallisen maksukyvystä johtuen. Oikeudellisen perinnän kulut maksaa periaatteessa velallinen – mutta käytännössä usein velkoja maksaa ensin ja joskus myös lopuksi.
Karuin tulos on, vaikka tuomio velvoittaisi velallisen maksamaan kulut, jos velallisella ei ole rahaa, velkoja ei saa kulujaan takaisin. Oikeus antaa paperin, mutta ei taio euroja.
💡Lue myös: Pienten saatavien oikeudellinen perintä
Miten saat perinnän toimimaan: käytännön malli
A) Ennen perintää: tee saatavista perintäkelpoisia
-
Lasku ja sopimus kuntoon: toimitusehdot, reklamointikäytäntö, viivästyskorko, perintäkulut, yhteyshenkilö.
-
Nopea reklamaatiopolku: riitainen lasku ei muutu maksetuksi muistutuksella - se muuttuu maksetuksi tarjoamalla ratkaisu.
-
Asiakasriskin hallinta: luottorajat, ennakkomaksu, osasuoritus, kortti, lyhyemmät maksuehdot (erityisesti uusille tai isoille tilauksille).
B) Vapaaehtoinen perintä: rytmi + selkeys + kontakti
-
Muistuta nopeasti, mutta oikein: voit lähettää muistutuksen pian eräpäivän jälkeen, mutta kuluttajissa kulujen perimiseen liittyy aikarajoja ja ehtoja.
-
Yhteydenotto ennen useita muistutuksia: puhelu tai henkilökohtainen viesti nostaa maksuhalukkuutta usein enemmän kuin kolmas muistutus.
-
Tarjoa realistinen maksusuunnitelma. Jos asiakas ei voi maksaa kaikkea heti, tehkää sopimus joka tyydyttää kaikkia.
-
Älä polta asiakassuhdetta turhaan: “asiallinen ja jämäkkä” voittaa “uhkaileva ja sekava” - ja on myös lain hengen mukaista.
C) Oikeudellinen perintä: eskaloi silloin kun se on järkevää
-
Kun asia on riidaton: summaarinen velkomus voi olla oikea reitti; jos velallinen riitauttaa, prosessi muuttuu normaaliksi riidaksi.
-
Kun asia on riitainen: ratkaise riita (todisteet, toimitus, sopimus) ennen kuin lisäät perintätoimia.
-
Ajoitus: velkaneuvonnan yleiskuvauksessa ulosottoon eteneminen voi olla aikaisintaan noin kahden kuukauden päästä alkuperäisestä eräpäivästä (tyypillisessä kuluttajapolussa).
Näin varaudut fiksusti haastavia maksutilanteita varten
Uuva auttaa tekemään laskun elinkaaresta hallitun kokonaisuuden niin, että ongelmiin tartutaan oikeassa kohdassa. Ulkoistamalla laskutuksesi Uuva Cloud-laskutusohjelman avulla, voit itse ottaa rennosti kun lasku etenee automaattisesti oikeaa polkua pitkin kohti maksua. Ensin varmistetaan perintäkelpoisuus jo lähtöviivalla: laskun ja sopimusehtojen selkeys, oikeat yhteystiedot ja toimiva reklamaatiopolku, jotta riidat eivät jää kytemään.
Seuraavaksi eräpäivän ympärillä korostuu rytmi ja seuranta: muistutukset lähtevät ajallaan ja oikein, ja tilanteet, joissa pelkkä automaatio ei riitä, tunnistetaan nopeasti. Kun saatava on myöhässä, Uuva tukee vapaaehtoista ratkaisua “asiallisesti ja jämäkästi” – eli selvitetään maksamattomuuden syy, sovitaan tarvittaessa maksujärjestely ja vältetään turha eskalaatio.
Jos vapaaehtoiset keinot eivät riitä tai saatava on selkeästi vietävä eteenpäin, Uuva hoitaa etenemisen perintään ja tarvittaessa oikeudellisiin toimiin hallitusti ja sääntöjen mukaan, sekä pitää kokonaisuuden läpinäkyvänä: missä vaiheessa asia on, mitä on tehty ja mitä seuraavaksi kannattaa tehdä. (Ja tärkeimpänä: perintä ei ole “kopioi–liitä–uhkaa”-maraton, vaan tilannekohtainen prosessi – koska paperi voi olla oikeassa, mutta eurot eivät liiku pelkällä auktoriteetilla.)