Laskuttaminen toiminimellä – näin teet siitä helppoa

Laskuttaminen on yritystoiminnan kannalta kriittisin toiminto, mutta samalla se voi myös aiheuttaa aloittelevalle yrittäjälle harmaita hiuksia. Pahin virhe on jättää laskut roikkumaan, jolloin kassaan ei tule pennin jeniä, mutta kulut kyllä juoksevat. Miten siis hoitaa laskutus mahdollisimman helposti ja tehokkaasti, jotta se mahdollistaa yrityksesi kannattavuuden?

Mikäli sinulla on käytössäsi toiminimi, ei laskuttaminen käytännössä eroa muista yritysmuodoista. Aina kun asiakkaat käyttävät palveluitasi tai ostavat tuotteitasi, laskutat heitä. Laskutus kannattaa hoitaa välittömästi, jotta sinulle kuuluvat saatavat eivät jää roikkumaan eikä niiden maksu vaarannu. Ennen kuin laskutat asiakastasi, sovi maksuehto ja laskun päivämäärä.

Miten lähettää laskut toiminimiyrittäjänä?

Toiminimiyrittäjänä voit vastata laskuistasi itsenäisesti, tai käyttää apunasi laskutuspalvelua. Mikäli laskutus ei ole omaa ydinosaamistasi, haluat päästä mahdollisimman helpolla sekä varmistaa, että laskut tulevat myös maksetuksi, suosittelemme lämpimästi laskutuspalvelun, kuten Uuva Cloudin käyttöä. Mikäli laskutustarve on hyvin satunnaista, voit käyttää valmista laskupohjaa, jonka täytät tarvittavilla tiedoilla ja lähetät postitse tai sähköpostilla.

Uuva Cloud-palvelun kautta voit tulostaa laskun itse tai lähettää laskun paperi-, sähköposti- tai verkkolaskuna. Jos lähetät laskuja yrityksille, sinulla tulisi olla valmiudet verkkolaskujen lähettämiseen. 

Arvonlisävero laskutuksessa

Laskuttamisessa tärkeää on tietää, onko laskuttamassa hintaa, joka sisältää arvonlisäveron vai hintaa, jonka päälle lisätään arvonlisävero. Lähtökohtaisesti kuluttaja-asiakkaille esitetyt hinnat sisältävät aina arvonlisäveron, kun taas yrityksille hinnat ilmoitetaan hinta plus arvonlisävero -muotoisina. Yrityksiä laskuttaessa arvonlisävero todellakin kannattaa muistaa laskuttaa, sillä muuten joudut vähentämään sen sinulle käteen jäävästä osuudesta!

Mitä eri laskutyyppejä on valittavana?

Eri laskutyyppejä ovat paperilasku, verkkolasku ja sähköpostilasku.

Paperilasku on se perinteinen, postiluukkuun kolahtava versio, ollen samalla myös hitain ja kallein vaihtoehto.

Sähköpostilasku lähetetään nimensä mukaisesti sähköpostitse ja lähetyksen voi tehdä joko itse tai laskutusohjelman kautta. Sähköpostilaskun huono puoli on, että ne hautautuvat helposti kaiken muun sähköpostin joukkoon.

Verkkolasku on nykyaikaisin ja toimitusvarmin tapa laskuttaa ja moni yritys ilmoittaakin ottavansa vastaan pelkkiä verkkolaskuja. Verkkolasku toimitetaan suoraan vastaanottajan verkkopankkiin tai taloushallinto-ohjelmistoon, mistä sen voi helposti maksaa.

➡️ Lue lisää verkkolaskuttamisesta ja sen hyödyistä!

Miksi Uuva Cloud on erinomainen ratkaisu toiminimiyrittäjälle 

Uuva Cloud –palvelulla laskutus on helppoa ja nopeaa, sinun ei tarvitse kuin luoda lasku valmiiseen pohjaan ja palvelu huolehtii kaikesta muusta. Laskut myös arkistoituvat kätevästi yhteen paikkaan. Uuva Cloud -palvelutasoista Pro, sisältää myös maksuvalvonnan. 

Uuva Cloud onkin erinomainen ratkaisu myös toiminimiyrittäjän tarpeisiin. Uuva Cloud huolehtii puolestasi jokaisen laskun statuksesta. Näet reaaliaikaisesti, mitkä laskut on maksettu ja mitkä ovat vielä avoinna. Jos laskua ei makseta eräpäivään mennessä, lähtevät maksumuistutukset automaattisesti.

Mitä tietoja laskusta tulee löytyä?

Laskusta on hyvä löytyä seuraavat tiedot:

• Laskun numero ja päiväys
• Eräpäivä
• Huomautusaika ja korko
• Maksuehdot
• Viitenumero
• Laskutusosoite
• Laskutettavan yrityksen tiedot ( esim. Y-tunnus)
• Erittely siitä, mitä on myyty
• (Tarvittaessa) alvin osuus ja verokantojen erittely

Jos olet alv-velvollinen - eli liikevaihtosi ylittää vuodessa 15 000 euroa - , tulee laskuun lisätä arvonlisävero. Sen määrä riippuu toimialasta, ollen yleensä 24%.

Milloin toiminimiyrittäjä on arvonlisäverovelvollinen?

Yritys, jonka liikevaihto on vuodessa alle 15 000 euroa voi myydä tuotteitaan ja palvelujaan verottomasti, eli sen ei tarvitse periä asiakkailtaan arvonlisäveroa. Jos toiminimellä laskutettava liikevaihto ylittää 15 000 euroa vuodessa, tulee toiminimiyrittäjästä arvonlisävelvollinen ja toiminimi tulee ilmoittaa arvonlisäverollisten rekisteriin.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että laskuihin tulee lisätä alv ( yleensä 24%) ja hoitaa alv:hen liittyvät säännölliset ilmoitus-ja tilitysrutiinit.

Mikäli vuotuinen liikevaihtosi jää alle 15 000 euron, voit silti hakeutua vapaaehtoisesti alv-velvolliseksi. Ettäkö maksaa vapaaehtoisesti lisää veroa? Miksi ihmeessä? Siksi, koska alv-velvollisena voit saada rahassa mitattavia etuja!

ALV-velvollisuuden hyödyt toiminimiyrittäjälle:

1. Alv-vähennysoikeus. Alv-velvollisena yrittäjänä voit vähentää yrityksesi myyntien alveista yrityksesi hankintojen alvit; tämä hyödyttää erityisesti heitä, joilla on paljon hankintoja joista maksetaan arvonlisäveroa. Jos joudut hankkimaan esimerkiksi paljon työvälineitä yritystoiminnan aloittamiseksi, voit vähentää niiden arvonlisäverot omien myyntiesi veroista. Kaava on yksinkertainen: Myyntisi alv vähennettynä yrityksesi ostojen alv.

2. Minimoi yllätyskulujen mahdollisuus. Jos ilmoittaudut alv-velvolliseksi hyvissä ajoin, pystyt ennakoimaan kulusi paremmin. Mikäli et ole alv-velvollinen ja liikevaihtosi nouseekin yli 15 000 euron vuoden aikana, joudut maksamaan alvit takautuvasti koko vuodelta. Tähän saattaa tulla muitakin maksuja lisäksi, joten mikäli yhtään tuntuu että liikevaihto voi ylittää maagisen 15 000 euron rajan, ennakoi ja ilmoittaudu alv-velvolliseksi hyvissä ajoin.

3. Saat rahaa takaisin! Jos ostat enemmän kuin myyt, hyvittää Verohallinto summan sinulle. Liiketoiminnan kannalta tilanne harvoin on toivottava – olet ostanut enemmän kuin myynyt – mutta voit siis jäädä jopa voitolle alvien suhteen! Mikäli alv on negatiivinen, tekee Verohallinto hyvityksen pankkitilillesi.

4. Liikevaihdon jäädessä alle 15 000 euron, et joudu tilittämään keräämiäsi arvonlisäveroja. Jos tilikauden lopussa huomaat myyntisi jääneen alle 15 000 euron, voit hakea alarajahuojennusta maksamillesi arvonlisäveroille. Näin ollen sinun ei tarvitse maksaa alvia verokarhulle, vaan voitkin laskea sen osaksi liikevaihtoasi ( josta maksat normaalisti veroa).Jos liikevaihto ylittää 15 000 euroa, mutta alittaa 30 000 euroa, on mahdollista saada osittaista huojennusta – lue tästä lisää Verohallinnon sivuilta.