Jos olet yrittäjä tai sinulla on y-tunnus, on laskutuspalvelu yksi kriittisimmistä hankinnoista. Myönnetään myönnetään, ei ehkä se kiinnostavin tai riemunkiljahduksia tuottavin hankinta, mutta tulet kiittämään itseäsi ennemmin kuin myöhemmin🙏.
Olkoot tämä artikkeli siis merkki siirtyä laskutuspalvelunkäyttäjäksi viimeistään nyt, mikäli et vielä jo sellainen ole! Käyttämällä pilvipohjaista palvelua vältät yleisimmät virheet laskutuksessa ja säästät niin aikaa kuin energiaa, jotka voit jatkossa kanavoida yritystoimintasi kehittämiseen.
Tiedämme, että monelle yrittäjälle laskutus on jo sanana pieni -tai isompikin - mörkö. Meidän tehtävämme onkin kesyttää se ja tehdä laskutuksesta mahdollisimman vaivatonta.
Yrittäjän ja laskutuspalvelun käyttöönoton välillä voi olla useita, varsin vaivalloisiltakin tuntuvia kysymyksiä: Onko laskutuspalvelun käyttöönotto vaikeaa? Entä mitä se maksaa, onko kallista? Mitä laskutuspalvelun käyttö vaatii minulta?
Lyhyestä virsi kaunis ja vastauksina edellä mainittuihin: Ei ole vaikeaa. Ei ole kallista. Vain laskun perusteiden syöttämisen järjestelmään ( eli mitä olet myynyt ja kenelle).
▶️Lue myös: Laskutusvinkkejä aloitteleville yrittäjille: Pilvipohjaisen laskutuksen edut
▶️Lue myös: Laskuttaminen toiminimellä - näin teet siitä helppoa
Mistä tiedän, voinko käyttää laskutuspalvelua?
Nyrkkisääntönä, jos sinulla on y-tunnus ja lähetät yli 10 laskua vuodessa, laskutuspalvelu on sinulle sopiva ratkaisu. Vaikka lähettäisit vain yhden laskun voit siltikin käyttää laskutuspalvelua, mikäli pieni kuukausimaksu ei ole sinulle käytön este. Pienyrittäjälle suosittelemme sinulle Uuva Cloud-laskutuspalvelun käyttöönottoa.
Uuva Cloud sisältää kaiken tarvittavan, jotta laskutus sujuu mahdollisimman jouhevasti ja peruspaketti riittääkin suurimmalle osalle yrityksiä.
Mikäli toimit kevytyrittäjänä ilman omaa y-tunnusta, tulee valita kevytyrittäjälle sopiva järjestelmä. Nämä poikkeavat muille yrittäjille suunnatuista palveluista mm. perityn palvelumaksun perusteella. Kevytyrittäjille suunnatut palvelut veloittavat yleensä tietyn prosentuaalisen palvelumaksun jokaisesta lähetetystä laskusta. Tämä maksu kattaa palvelun tarjoamat edut kuten kirjanpidon.
Miten valita minulle sopivin laskutuspalvelu?
Laskutuspalvelun valintaan kannattaa panostaa. Palveluiden ominaisuudet ja hinnat vaihtelevat, joten oikean palvelun löytämiseksi on tärkeää tuntea oman yrityksen tarpeet. Laadi lista ominaisuuksista ja toiminnoista, jotka ovat yrityksesi kannalta tärkeitä, ja vertaile eri palveluntarjoajien tarjontaa näiden perusteella.
Varmista, että voit lähettää laskun asiakkaasi toivomassa muodossa; verkkolaskuna, sähköpostitse tai postitse, tai tulostaa sen itse. Maksuvalvonta ja perintä puolestaan ovat asioita, jota harva tekee mielellään itse. Myös laskurahoitukselle ja luottotietojen tarkistukselle on monilla yrittäjillä käyttöä.
▶️ Tutustu Uuva Cloudin ominaisuuksiin!
▶️ Lue myös: Pienyrittäjän opas verkkolaskutukseen
Näin otat laskutuspalvelun käyttöön
Yksinkertaisimmillaan otat laskutuspalvelun käyttöön valitsemalla haluamasi palvelun, luomalla käyttäjätunnuksen, täyttämällä yrityksesi tiedot ja kas näin - voit aloittaa laskujen luonnin. Käyttöönottoa voisi verrata suoratoistopalveluihin, yhtä helppoa ja mutkatonta. Uuva Cloudia voit myös kokeilla maksutta kuukauden ajan.
Mikäli tarvitset integraatiota muihin järjestelmiin, varmista että se onnistuu valitsemaltasi palveluntarjoajalta.
Jos sinulla on jo olemassa oleva laskutuspalvelu, mutta haluat vaihtaa sen toiseen onnistuu tämä parhaassa tapauksessa helposti. Esimerkiksi Uuva Cloudiin voit tuoda niin asiakkaat kuin tuoterekisterinkin muutamalla napin painalluksella.
▶️Kysyttävää laskutuspalveluista? Ota yhteyttä!
Asiakaspalvelu laskutuspalvelun osana
Varmista, että saat käyttöösi asiakaspalvelun, joka auttaa tarvittaessa laskutuspalvelun käytössä tai epäselvissä tilanteissa. Uuva Cloud-asiakkailla yhteydenpito onnistuu portaalin kautta mutkattomasti.
Asioiden selvittelyä helpottaa, kun voit lähettää yhteydenoton asiakaspalveluun jokaisen laskun kohdalta erikseen. Näin sinun ei tarvitse selittää taustatietoja aina alusta alkaen, vaan asiakaspalvelu näkee ne suoraan järjestelmästä.
Mitä, jos asiakas ei maksakaan laskua?
Kun sinulla on käytössäsi maksuvalvonnan sisältävä laskutuspalvelu, laskutuspalvelu hoitaa sen kautta myös lähetettyjen laskujen maksuvalvonnan.
Maksuvalvonta pitää sisällään:
- Maksuseurannan. Tarkkaillaan, onko laskut maksettu määräaikaan mennessä.
- Maksumuistutukset. Jos maksu on myöhässä, lähetetään asiakkaalle muistutus. Muistutuksessa kerrotaan avoimen laskun summa, eräpäivä ja viivästyskorko.
- Perintätoimet. Jos asiakas ei maksa laskuaan muistutuksesta huolimatta, aloitetaan perintätoimenpiteet.
▶️Lue myös: Jos lasku jää maksamatta - Näin perintä etenee
Kun perintä hoidetaan luotettavan laskutuspalvelun kautta, voit myös olla varma että siinä noudatetaan aina perintälakia sekä hyvää perintätapaa.