Tasaisesti soljuva kassavirta on yritystoiminnan elinehto; se mahdollistaa niin liiketoiminnan pyörittämisen kuin laajentamisenkin. Virheet laskutuksessa laittavat kiviä bisnesrattaisiin sekä vähentävät asiakastyytyväisyyttä ja -luottamusta, joten laskutusvirheiden määrää kannattaa minimoida kaikin tavoin. Laskussa olevan virheen takia lasku voi jäädä kokonaan maksamatta ja mikäli maksuseuranta puuttuu, ei itselle kuuluvista rahoista näe välttämättä vilaustakaan.
Hyvä uutinen on, että laskutusvirheet on helppo minimoida ja samalla vapauttaa aikaa kaikkeen siihen, mikä kuuluu omaan ydinosaamiseen. Lopputuloksena viivan alle jää entistä enemmän euroja ja älykellon dataan puolestaan vähemmän stressipiikkejä.
Mitkä siis ovat yleisimpiä laskutusvirheitä ja miten niiltä voi välttyä? Käydään nämä läpi seuraavaksi.
💡 Lue myös: Kuinka valita oikea maksuehto - katso vinkit!
5 yleisintä virhettä laskutuksessa - ja miten välttää ne
1. Virheelliset tai puuttuvat tiedot laskulla
Yleisin virhe laskutuksessa on virheellinen tai puuttuva tieto laskussa, kuten laskutusosoite, y-tunnus, viitenumero tai veron määrä. Tämä voi johtaa siihen, että lasku palautuu tai asiakkaan maksu viivästyy - ja pahimmassa tapauksessa jää kokonaan puuttumaan.
💡Lue myös: Miksi viitenumero on niin tärkeä - ja mitä tapahtuu jos se puuttuu?
Näin vältät virheen: Tarkista huolellisesti, että kaikki tarvittavat tiedot ovat laskussa oikein ja täydelliset ennen laskun lähettämistä. Laskutusohjelman tai -palvelun, kuten Uuva Cloudin käyttäminen helpottaa tätä huomattavasti, sillä laskupohjat sisältävät tarvittavat tiedot tai tarkistavat tietojen oikeellisuuden automaattisesti.
💡Lue myös: Mitä tietoja laskulla tulee olla?
2. Laskun myöhäinen lähettäminen
Myöhäinen laskun lähetys aiheuttaa niin ikään kassavirtaongelmia yrityksellesi. Tämä vaikuttaa myös asiakastyytyväisyyteen; mikäli laskun saa vasta pitkästi tuotteen/palvelun oston jälkeen, ei se ainakaan riemunkiljahduksia aiheuta. Tällöin laskuun suhtaudutaan odottamattomana kulueränä, kun alkuperäisen ostotapahtuman on ehtinyt jo autuaasti unohtaa.
💡Lue myös: Apua, unohdin laskuttaa asiakasta! Mitä voin tehdä?
Näin vältät virheen: Laadi ja lähetä laskut säännöllisesti, mahdollisimman pian palvelun tai tuotteen toimittamisen jälkeen. Laskutusprosessin automatisointi auttaa tässä ja säästää aikaa. Mikäli asiakas itse ei maksa ajoissa, hoitaa Uuva Cloud esimerkiksi maksuvalvonnan ja tarvittaessa perinnänkin.
3. Väärä maksuehto tai -käytäntö
Eri yrityksillä on erilaiset laskutuskäytännöt ja maksuehdot, joihin toimiala vaikuttaa isosti. Laskuttaessasi väärillä maksuehdoilla voit aiheuttaa hämmennystä ja viivästyttää maksuja.
💡Lue myös: Näin valitset oikean maksuehdon laskullesi
Näin vältät virheen: Sovi etukäteen asiakkaiden kanssa maksuehdoista ja -käytännöistä mahdollisimman tarkaseti sekä varmista, että myös itse noudatat niitä. Jos tarpeen, neuvottele asiakkaan kanssa mahdollisista muutoksista laskutuskäytäntöihin.
4. Huonosti jäsennelty tai sekava lasku
Sekava lasku voi aiheuttaa epäselvyyksiä ja viivästyttää maksuja, varsinkin suuremmilla asiakkailla, joilla on monimutkaisempi taloushallinto.
Näin vältät virheen: Käytä selkeää ja johdonmukaista laskupohjaa, joka esittää tiedot havainnollisesti. Selitä lyhyesti ja ymmärrettävästi laskutettavat tuotteet tai palvelut ja niiden hinnat. Myös tässä hyvä laskututusohjelma poistaa ongelman, sillä laskut lähtevät aina viimeisimpien standardien mukaisina.
5. Heikko seuranta ja maksujen valvonta
Laskujen seuranta ja maksuvalvonta ovat äärimmäisen tärkeitä yrityksen rahavirran hallinnan kannalta. Vaikka laskut lähtisivät täydellisinä, ei pankkitilin saldo kasva, mikäli niiden maksetuksi tulemista ei myös valvota. Heikko seuranta johtaa takuuvarmasti kassavirtaongelmiin ja vaikeuttaa myös perintätoimenpiteitä.
💡Lue myös: Perinnän vaiheet - näin perintä etenee
💡Lue myös: Voiko perintää tehdä itse?
Näin vältät virheen: Myös tässä helppo ratkaisu on laskun koko elinkaaren kattava laskutuspalvelu, kuten Uuva Cloud. Se mahdollistaa laskujen seurannan ja auttaa tunnistamaan myöhässä olevat maksut ajoissa, hoitaen koko prosessin automaattisesti.
Maksujen valvonta itse on varsin aikaavievää. Tärkeää on myös pitää mielessä, että maksumuistutuksia sekä perintää sitoo tarkasti Suomen laki, sekä hyvä perintätapa. Mikäli perintätoimenpiteisiin aikoo siis lähteä itse, tulee lakipykälöiden olla viimeisen päälle hallussa!
Virtaviivaiseksi viilattu laskutusprosessi on avain menestyvään yritystoimintaan. Säännöllinen laskutus, hyvin suunniteltu laskupohja ja asianmukainen seuranta ovat avainasemassa tämän prosessin kehittämisessä. Automaatio on taikasana, jonka hyödyntäminen mahdollistaa oman ajan vapauttamisen liiketoiminnan muiden osa-alueiden kehittämiseen.
Uuva Cloud hoitaakin puolestasi laskun koko elinkaaren, laskun lähetyksestä mahdolliseen perintään saakka. Keksitkö jotain mitä tekisit mieluummin kuin valvoisit, että asiakkaat maksavat lähettämäsi laskut ajallaan?
